Tanjung Redeb – Kondisi pengelolaan arsip di sejumlah Organisasi Perangkat Daerah (OPD) Kabupaten Berau dinilai mengkhawatirkan. Banyak gudang penyimpanan arsip dipenuhi tumpukan berkas yang tidak pernah disusutkan, bahkan sebagian bercampur dengan barang-barang rongsokan hingga mengalami kerusakan. Hal itu disampaikan Kepala Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Berau, Yudha Budisantoso, saat ditemui awak media. Kamis, (20/11).
Ia menjelaskan, berdasarkan Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009, penyelenggaraan kearsipan bertujuan menjamin tersedianya arsip otentik, terpercaya, serta melindungi hak-hak keperdataan dan kepentingan negara.
Namun kenyataan di lapangan menunjukkan bahwa sebagian besar OPD belum melaksanakan penyusutan arsip, sehingga tumpukan dokumen terus menumpuk setiap tahun tanpa kendali.
“Setiap tahun OPD menghasilkan ribuan arsip, sementara penyusutan tidak pernah dilakukan. Akhirnya gudang-gudang penuh dan kita terus berpikir mencari tempat baru untuk menyimpan lagi dan menyimpan lagi. Ini tidak akan pernah cukup sampai kapan pun,” ujarnya.
Yudha mengungkapkan kondisi gudang arsip di beberapa OPD sudah jauh dari ideal. Berkas penting tercampur dengan barang rusak seperti mesin ketik lama, komputer dan printer yang tidak terpakai, hingga tumpukan peralatan lembap yang terkena bocor hujan.
Ia mencontohkan OPD dengan volume arsip besar seperti BKPSDM, Sekretariat Daerah, hingga Bapelitbang, yang sebagian gudangnya sudah dipenuhi campuran arsip dan barang tidak layak pakai.
“Kalau kita lihat di beberapa OPD, gudangnya bercampur-baur dengan barang rongsokan. Arsip bercampur dengan mesin ketik, komputer lama, printer rusak, bahkan ada yang lembap atau terkena bocor. Ini sangat berisiko karena arsip bisa hilang atau rusak,” jelasnya.
Yudha menegaskan bahwa kondisi ini bisa menghambat proses pembuktian saat diperlukan, misalnya untuk sengketa lahan atau penelusuran dokumen sejarah pembangunan daerah. Ia mencontohkan kasus arsip pembebasan lahan yang sebelumnya sulit ditemukan padahal menjadi dokumen kunci penyelesaian masalah.
Melihat jumlah arsip yang menumpuk di banyak OPD, Yudha menilai penataan secara mandiri oleh masing-masing perangkat daerah hampir mustahil selesai dalam waktu dekat. Volume arsip yang mencapai bertahun-tahun bahkan puluhan tahun akan membutuhkan waktu hingga 10–30 tahun jika dikelola secara manual oleh OPD.
“Arsip yang sudah bergudang-gudang itu tidak akan selesai dikelola dalam 10, 20, bahkan 30 tahun kalau dilakukan sendiri. Karena itu kami mendorong kerja sama dengan pihak ketiga untuk menata, memilah, dan mempersiapkan arsip mana yang bisa dimusnahkan dan mana yang dipermanenkan,” katanya.
Hasil penataan tersebut nantinya akan menghasilkan arsip yang sudah terpilah sesuai Jadwal Retensi Arsip (JRA). Arsip yang tidak bernilai guna akan diusulkan untuk dimusnahkan, sementara arsip statis akan diserahkan ke Lembaga Kearsipan Daerah (LKD) untuk disimpan permanen.
Yudha menegaskan bahwa meski sebagian arsip nantinya dimusnahkan, prosesnya harus mengikuti aturan ketat. Setiap OPD wajib membentuk tim, menyusun daftar arsip, melakukan penilaian, hingga meminta persetujuan ANRI untuk arsip berusia lebih dari 10 tahun.
“Prosedurnya panjang, tapi ini untuk memastikan tidak ada penyalahgunaan atau pemusnahan arsip yang seharusnya dipertahankan. Catatan arsip yang dimusnahkan tetap disimpan sebagai tanggung jawab hukum,” pungkasnya.
Ia menegaskan bahwa penataan arsip bukan sekadar kewajiban administratif, tetapi kebutuhan mendesak agar Berau memiliki sistem kearsipan yang aman, tertib, dan siap menjadi bukti hukum maupun sejarah di masa mendatang. (Dvn).
