TANJUNG REDEB – Kini, semua agenda kegiatan kepala daerah di Kabupaten Berau mulai dari Bupati, Wabup dan Sekda bakal lebih teratur. Semua kegiatan yang ada akan di-update secara real-time dalam aplikasi bernama Siap Pimpinan (Digital Sistem Manajemen Agenda Protokoler dan Komunikasi Pimpinan).
Dilaunching pada Selasa (20/5/2025) oleh Wabup Berau Gamalis, aplikasi yang digagas oleh Kepala Bagian Prokopim Setda Berau, Agus Sutanto ini nantinya akan memudahkan tak hanya Prokopim, tetapi juga OPD.
Nantinya, OPD yang membutuhkan layanan protokol tinggal mengajukan melalui aplikasi yang ada, mengikuti semua petunjuk pengisian sampai akhirnya nanti di-acc, dan dikonfirmasi kehadiran pejabat terkait.
“Aksi perubahan ini muncul karena melihat selama ini masih sering terjadi benturan agenda kegiatan khususnya Kepala Daerah. Dan ini menjadi inovasi memudahkan koordinasi acara,” jelas Agus Sutanto.
Siap Pimpinan merupakan sistem koordinasi dan manajemen agenda kegiatan terintegrasi, berbentuk sistem aplikasi yang mudah digunakan dengan cepat. Aplikasi juga dirancang untuk memudahkan manajemen agenda pimpinan, dengan alur kerja yang efisien dan terintegrasi.
“Selama ini juga, proses koordinasi agenda pimpinan masih banyak dilakukan secara manual, atau melalui media percakapan pribadi yang tidak terintegrasi. Sehingga berisiko miskomunikasi, tumpang tindih agenda serta tidak optimalnya dokumentasi kegiatan pimpinan,” jelasnya.
Inovasi yang dilakukan adalah mencatat, memonitor dan mengelola agenda pimpinan secara real-time. Memfasilitasi pengajuan permohonan audiensi, undangan dan kegiatan dari OPD maupun pihak eksternal lainnya. Juga menyediakan ruang komunikasi koordinatif antar tim protokol, ajudan, tim dokumentasi dan komunikasi pimpinan, serta menyediakan sistem koordinasi yang terstruktur, terdokumentasi dan mudah diakses.
“Sistem ini dibangun dengan pendekatan user-friendly, berbasis web dan mobile serta dapat disesuaikan dengan kebutuhan lapangan yang sangat dinamis,” tambahnya.
Sedangkan Wabup Berau Gamalis yang melaunching aplikasi itu, mengatakan jika inovasi yang digagas oleh Kepala Bagian Prokopim Setda Berau itu, sangat bagus.
“Dengan aplikasi ini maka seluruh kegiatan akan lebih terorganisir. Karena pengaturan yang ada saat ini kurang pas. Banyak undangan datang silih berganti dari kegiatan OPD, bahkan dalam sehari bertumpuk kegiatannya. Kita kebingungan menentukan prioritas agenda mana yang harus dihadiri,” tegas Gamalis.
Wabup pun meminta agar Siap Pimpinan ini segera disosialisasikan ke masyarakat dan khususnya OPD yang akan melaksanakan kegiatan dan memerlukan layanan protokol. (Mel)
