Tanjung Redeb – Upaya memperkuat tata kelola kearsipan di Kabupaten Berau memasuki tahap penting. Dinas Perpustakaan dan Kearsipan resmi memulai pembangunan depo arsip tiga lantai, yang akan menjadi pusat penyimpanan arsip statis seluruh perangkat daerah.
Kepala Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Berau, Yudha Budisantoso, menjelaskan bahwa pembangunan gedung ini merupakan kebutuhan mendesak mengingat volume arsip di berbagai OPD terus meningkat setiap tahun. Sementara proses penyusutan yang menghasilkan arsip musnah dan arsip statis masih belum dilaksanakan secara optimal di banyak perangkat daerah.
“Perangkat daerah kita jumlahnya banyak, otomatis arsipnya pasti sangat banyak. Depo yang ada sekarang tidak mungkin lagi memenuhi kebutuhan penyimpanan,” ujarnya.
Pembangunan depo arsip tiga lantai ini telah melalui konsultasi dengan Arsip Nasional Republik Indonesia (ANRI) dan studi ke sejumlah daerah yang telah lebih dulu memiliki depo arsip berstandar nasional. Gedung baru tersebut dibuat dengan desain khusus sesuai standar penyimpanan arsip statis yang bersifat permanen.
“Bangunannya tidak sama dengan bangunan lain karena menyesuaikan standar depo arsip. Arsip statis itu akan disimpan selamanya selama Republik Indonesia dan Kabupaten Berau ini ada,” jelas Yudha.
Arsip statis tak hanya berupa dokumen dan surat, tetapi juga meliputi, Peta, Foto, Rekaman audio maupun video, Memori kolektif daerah dan Data sejarah pemerintahan.
Yudha mencontohkan bagaimana ANRI mengelola arsip pelantikan presiden Indonesia dari Soekarno hingga presiden saat ini sebagai arsip memori nasional. Menurutnya, Berau pun harus mampu menjaga memori kolektif daerah, termasuk arsip pemilihan kepala daerah dari 2005, 2010, 2015, hingga 2020.
Yudha menegaskan pentingnya penyusutan arsip yang selama ini belum berjalan optimal di sebagian besar OPD. Banyak arsip menumpuk hingga memenuhi gudang, bahkan bercampur dengan barang rongsokan seperti mesin ketik, komputer rusak, atau perlengkapan yang lembap dan rusak.
Menurutnya, tanpa penyusutan, perangkat daerah hanya akan terus mencari ruang tambahan setiap tahun, padahal produksi arsip bisa mencapai ribuan berkas setiap periode.
“Arsip itu tidak akan pernah cukup ruangnya kalau penyusutan tidak dilakukan. Ini yang selama ini terjadi,” ujarnya.
Setelah depo arsip tiga lantai beroperasi, seluruh arsip statis hasil penyusutan OPD akan diserahkan ke Lembaga Kearsipan Daerah (LKD) untuk dijaga secara permanen. Arsip statis tersebut nantinya dapat menjadi bahan rujukan sejarah, pembuktian hukum, maupun pertanggungjawaban pemerintahan dari masa ke masa.
Yudha juga menegaskan bahwa meski suatu arsip dimusnahkan, catatannya tetap disimpan sebagai arsip statis.
“Jadi walaupun fisiknya dimusnahkan, catatannya tetap ada. Itu bentuk pertanggungjawaban kita. Ketika ada kasus hukum, kita bisa menunjukkan bahwa arsip itu dimusnahkan sesuai prosedur,” katanya.
Pembangunan depo arsip ini diproyeksikan memakan waktu beberapa tahun, tetapi menurut Yudha langkah tersebut sangat strategis untuk menjamin keberadaan arsip Berau hingga masa depan.
“Kita memulai sesuatu yang jangka panjang. Depo ini nantinya menjadi tempat arsip statis seluruh perangkat daerah Berau. Memori Kabupaten Berau harus tetap terjaga untuk generasi selanjutnya,” pungkasnya. (Dvn).
